Innheimtustofnun sveitarfélaga leggur ríka áherslu að vernda og tryggja öryggi persónuupplýsinga sem stofnunin meðhöndlar í því skyni að gæta að friðhelgi einkalífs og mannréttindum viðskiptavina sinna. Stofnunin leitast við að meðhöndla persónuupplýsingar einstaklinga með viðeigandi aðgát í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.
Markmið persónuverndarstefnunnar er að tryggja sanngjarna, lögmæta og gagnsæja meðferð allra persónuupplýsinga. Persónuupplýsinganna er aflað í skýrt tilgreindum tilgangi og vinnsla þeirra er takmörkuð við það sem telst vera nauðsynlegt. Leitast er eftir því að upplýsingarnar séu áreiðanlegar, uppfærðar eftir þörfum og varðveittar á öruggan hátt.

Erindum varðandi persónuvernd skal beint á netfangið personuvernd@ihs.is.

I. Ábyrgð
Innheimtustofnun sveitarfélaga ber ábyrgð á skráningu persónuupplýsinga og meðferð þeirra upplýsinga í starfsemi sinni. Innheimtustofnun sveitarfélaga er með skráða skrifstofu í Lágmúla 9, 105 Reykjavík, er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem veittar eru stofnuninni. Hægt er að senda skriflega fyrirspurn til stofnunarinnar um meðferð persónuupplýsinga á netfangið personuvernd(a)ihs.is.

II. Söfnun og meðhöndlun persónuupplýsinga
Innheimtustofnun vinnur með persónuupplýsingar einstaklinga, algengast er að stofnunin taki á móti persónuupplýsingum frá einstaklingi sjálfum. Stofnunin meðhöndlar persónuupplýsingar er varða fjárhag einstaklinga, heilsufar, félagslega erfiðleika, atvinnustöðu, upplýsingar um greiðsluskyldu og móttakendur meðlags og aðrar upplýsingar sem lagðar hafa verið fram í þeim tilgangi að sinna lögbundnu hlutverki sínu sbr. 3. og 5. gr. laga nr. 54/1971 um Innheimtustofnun sveitarfélaga. Stofnunin aflar einnig sjálf ýmissa persónuupplýsinga frá öðrum stofnunum í tengslum við lögbundið hlutverk sitt samkvæmt lögum 65/1971. Til dæmis frá Tryggingastofnun ríkisins, Vinnumálastofnun, launagreiðendum og Ríkisskattstjóra.

Innheimtustofnun sveitarfélaga aflar framangreindra upplýsinga til þess að geta stundað lögbundna starfsemi sína og afgreitt umsóknir einstaklinga um ívilnanir og önnur hlutaðeigandi úrræði sbr. 5. gr. laga nr. 54/1971 um Innheimtustofnun sveitarfélaga. Veiti umsækjandi ekki nauðsynlegar upplýsingar sem honum einum er unnt að gefa eða afla, getur það haft áhrif á málsmeðferð hlutaðeigandi umsóknar, t.d. með synjun umsóknar.

Stofnunin leitast við að gæta að meginreglum um vinnslu persónuupplýsinga, þá að þær séu fengnar í skýrt tilgreindum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi. Stofnunin leitast eftir því persónuupplýsingar séu viðeigandi, nægjanlegar og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

III. Miðlun persónuupplýsinga
Persónuupplýsingar kunna að vera sendar til þriðja aðila þ.e. vinnsluaðila samkvæmt skriflegum vinnslusamningi. Vinnsluaðili er aðili sem hefur heimild til að vinna með persónuupplýsingar á vegum ábyrgðaraðila. Stofnunin afhendir vinnsluaðilum einungis þær persónuupplýsingar sem þykja nauðsynlegar til þess að sinna lögbundnu hlutverki stofnunarinnar. Stofnunin tryggir að trúnaðar sé gætt, gögnum sé eytt að vinnslu lokinni og að farið sé eftir lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Sem dæmi um aðila sem móttaka persónuupplýsingar er Menntasjóður námsmanna, Vinnumálastofnun og sveitarfélög. 

IV. Varðveislutími persónuupplýsinga
Innheimtustofnun sveitarfélaga varðveitir persónuupplýsingar á meðan viðskiptasamband stofnunarinnar og einstaklinga er í gildi, eins lengi og lög kveða á um eða lögmætir hagsmunir krefjast og málefnalegar ástæður gefa til. 

Málefnaleg ástæða er til staðar þegar upplýsingarnar eru unnar í samræmi við upphaflegan tilgang söfnunar þeirra. Stofnunin leitast þá við að varðveita upplýsingarnar ekki á persónugreinanlegu formi lengur en nauðsynlegt er.

Fjórum árum eftir að viðskiptasambandi stofnunarinnar og einstaklinga lýkur verða persónuupplýsingum, sem stofnunin kann að búa yfir, eytt.

V. Öryggi
Stofnunin ásamt vinnsluaðilum, viðhefur ákveðnar tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að tryggja viðunandi öryggi persónuupplýsinga. Vinnsluaðilum ber að hlíta ákvæðum vinnslusamningsins þar sem skyldur þeirra í tengslum við öryggi persónuupplýsinga eru útlistaðar.

Allir starfsmenn stofnunarinnar og vinnsluaðilar stofnunarinnar skrifa undir þagnarheit um þær upplýsingar sem þeir verða áskynja í starfi sínu. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi. 

Ef stofnunin verður vör við öryggisbrot við meðferð persónuupplýsinga verður Persónuvernd tilkynnt um brotið nema ólíklegt þyki að brotið leiði til áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga. Einstaklingi er tilkynnt um brotið ef líklegt er að það leiði af sér mikla áhættu fyrir réttindi og frelsi hans sjálfs.

VI. Réttindi einstaklinga

Réttur til leiðréttingar og eyðingar persónuupplýsinga
Einstaklingur á rétt á að fá óáreiðanlegar persónuupplýsingar sem varða hann sjálfan leiðréttar af ábyrgðaraðila án ótilhlýðilegrar tafar.  Í ákveðnum tilvikum á einstaklingur rétt á því að fá persónuupplýsingum um sig eitt.

Réttur til þess að fá aðgang að eigin persónupplýsingum
Einstaklingur á rétt á því að fá staðfestingu frá stofnuninni um það hvort verið sé að vinna persónuupplýsingar er varða hann sjálfan. Ef svo er rétt til aðgangs að þeim upplýsingum. Samhliða á viðkomandi rétt á því að fá upplýsingar um tilgang vinnslunnar, flokka persónuupplýsinga, viðtakendur þeirra, fyrirhugaðan varðveislutíma, réttindi hans samkvæmt löggjöfinni, hvaðan upplýsingarnar koma og hvort sjálfvirk ákvörðunartaka fara fram.

Réttur til þess að flytja persónuupplýsingar
Ef vinnsla persónuupplýsinga byggist á samþykki og er sjálfvirk, á einstaklingur rétt á að fá persónuupplýsingar sem varða hann sjálfan, sem hann hefur látið stofnuninni í té, á skipulegu, algengu, tölvulesanlegu sniði að senda þessar upplýsingar til annars ábyrgðaraðila.
Ef það er tæknilega framkvæmanlegt á einstaklingur rétt á að senda persónuupplýsingar beint frá einum ábyrgðaraðila til annars.

Réttur til að andmæla og takmarka vinnslu persónuupplýsinga
Í þeim tilfellum sem vinnsla stofnunarinnar byggist á almannahagsmunum, á einstaklingur rétt á því að andmæla vinnslunni hvenær sem er, vegna sérstakra aðstæðna sem varða hann, vinnslu persónuupplýsinga er varða hann sjálfan. Ber þá stofnuninni almennt ekki að vinna persónuupplýsingarnar frekar nema lagaskilyrði til þess séu til staðar. Þá á einstaklingur rétt til þess að stofnunin takmarki vinnslu persónuupplýsinga undir ákveðnum kringumstæðum, t.d. ef hann vefengir að persónuupplýsingar séu réttar.

VII. Samskipti við Innheimtustofnun og Persónuvernd
Innheimtustofnun sveitarfélaga kt. 530372-0229 er ábyrgðaraðili fyrir vinnslu persónugreinanlegra upplýsinga hjá stofnuninni. Stofnunin er staðsett í Lágmúla 9, 105 Reykjavík en opnunartími stofnunarinnar er frá 8:30-16:15. Einnig er hægt að hafa samband í símanúmerið 590-7100 og á netfangið medlag(a)medlag.is.

Persónuverndarfulltrúi stofnunarinnar hefur eftirlit með því að farið sé að ákvæðum laga og reglna um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, veitir ráðgjöf og er tengiliður stofnunarinnar við Persónuvernd. Hægt er að beina spurningum og ábendingum varðandi vinnslu persónuupplýsinga og persónuvernd á netfangið personuvernd(a)medlag.is.

Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar með því að senda tölvupóst á netfangið postur(a)personuvernd.is. Þá er hægt að senda bréfpóst á heimilisfang Persónuverndar, Rauðarárstígur 10, 105 Reykjavík.